Das Sammelpostfach ist das Nadelöhr jedes Betriebs.
Alles kommt dort an: Anfragen, Reklamationen, Rechnungen, Bewerbungen, Werbung. Und meistens schaut eine einzige Person hinein, die eigentlich etwas anderes zu tun hätte.
Das Einsortieren ist Arbeit, für die niemand Verantwortung tragen muss. Genau deshalb eignet es sich als Erstes.
Was sich ändert
Derselbe Montagmorgen, zweimal
Heute von Hand
Heute
- Jemand öffnet 24 Mails und liest jede an
- Kategorie im Kopf, Antwort aus dem Gedächtnis oder aus einer alten Mail
- Wichtiges geht unter, weil es zwischen Newslettern liegt
- Der Notfall vom Sonntagabend wird um 8:15 Uhr entdeckt
- Was ins System gehört, wird von Hand abgetippt
Zwei bis drei Minuten pro Mail, jeden Tag, für immer.
Ab dann automatisch
Ab dann
- Alles ist bei Arbeitsbeginn eingeordnet und priorisiert
- Standardantworten sind draussen oder liegen als Entwurf bereit
- Der Notfall hat um 22:15 Uhr den Pikettdienst erreicht
- Offerten und Belege stehen im System, geprüft und zugeordnet
- Auf dem Tisch liegen die drei Fälle, die wirklich jemanden brauchen
Der Mensch bleibt zuständig – nur nicht mehr fürs Sortieren.
So ist es gebaut
Vom Eingang bis zur Akte
Neue Mail
Abruf über IMAP oder Microsoft 365, im Minutentakt.
Absender prüfen
Kunde, Lieferant, Behörde, intern oder unbekannt – das entscheidet schon die Hälfte.
Anliegen erkennen
Regeln auf Wörter, Wendungen, Beträge und Tonfall. Nachvollziehbar bis aufs Wort.
Handeln
Antworten, weiterleiten, im System erfassen, Ticket eröffnen – je nach eingestelltem Reifegrad.
Festhalten
Wer, was, wann, warum. Nachlesbar auch in einem halben Jahr.
Die Grenze
Was ein Mensch weiterhin entscheidet
- Alles mit Anwalt, Frist oder Haftung
- Behördenpost
- Reklamationen, bei denen der Ton kippt
- Mails mit zwei Anliegen, die verschiedene Wege gehen müssten
- Alles, was der Automat nicht sicher einordnet
Was angebunden wird
Ihre Systeme, nicht unsere
Postfach
- Microsoft 365
- Google Workspace
- IMAP und SMTP
- Sammeladressen wie info@ und offerte@
Wohin es geht
- bexio
- CRM-Systeme
- Ticketsysteme
- Kalender
- Ablage und Dateiserver
Womit gebaut
- make.com
- eigene Schnittstellen
- Webhooks
- Regelwerk als Datei
Wir bauen in Ihre Konten. Was entsteht, gehört Ihnen – auch wenn Sie später ohne uns weitermachen.
Wie ein Ergebnis aussieht
Ein erfundenes, realistisches Beispiel
Haustechnikbetrieb, 14 Mitarbeitende
Beispiel
Das Sammelpostfach bekommt 30 bis 40 Mails am Tag. Die Sachbearbeiterin sortiert am Morgen eine Stunde lang, bevor sie mit ihrer eigentlichen Arbeit anfängt. Notfälle vom Wochenende werden erst am Montag entdeckt.
Zwei Wochen mitgelaufen und protokolliert, was ein Automat getan hätte. Danach Regeln gebaut, die genau das abbilden, was die Sachbearbeiterin ohnehin tat – und für Notfälle einen eigenen Weg mit SMS an den Pikettdienst.
Die Sortierstunde entfällt. Was bleibt, sind drei bis fünf Fälle am Tag, die tatsächlich eine Entscheidung brauchen. Notfälle erreichen den Pikettdienst in unter einer Minute.
Erfundenes Beispiel zur Veranschaulichung, kein Kundenfall. Zahlen sind Grössenordnungen, keine Zusagen.
Wie sieht Ihr Montagmorgen aus?
Erzählen Sie es uns in dreissig Minuten. Wir sagen Ihnen, was sich davon automatisieren lässt – und was besser bleibt, wie es ist.