Ein Termin kostet vier Telefonate, wenn er nicht beim ersten Mal passt.
Anrufen, niemand da. Rückruf, Sie sind unterwegs. Mail hinterher. Am Ende steht ein Termin, den beide Seiten anders im Kalender haben.
Terminarbeit ist keine schwierige Arbeit. Sie ist nur unterbrechend – und deshalb teurer, als sie aussieht.
Was sich ändert
Dieselbe Terminverschiebung, zweimal
Heute von Hand
Heute
- Kunde schreibt, dass der Mittwoch nicht passt
- Jemand sucht im Kalender nach Alternativen
- Vorschlag per Mail, Antwort am nächsten Tag
- Der Monteur erfährt es über einen Zettel
- Am Termintag ruft der Kunde an, weil er es vergessen hat
Ab dann automatisch
Ab dann
- Die Verschiebung wird als solche erkannt und dem Auftrag zugeordnet
- Zwei freie Zeitfenster gehen automatisch zurück
- Die Zusage trägt sich selbst ein – bei Ihnen und beim Kunden
- Der Monteur sieht es in seiner Planung, nicht auf einem Zettel
- Am Vortag geht eine Erinnerung raus
Erinnerungen sind der billigste Teil und sparen die meisten Leerfahrten.
So ist es gebaut
Von der Anfrage bis zur Erinnerung
Wunsch trifft ein
Aus einer Mail, einem Formular oder dem Buchungskalender.
Auftrag zuordnen
Um welches Objekt geht es, wer ist zuständig, wie lange dauert es?
Lücken suchen
Zwei bis drei freie Zeitfenster, die zur Fahrzeit und zur Qualifikation passen.
Vorschlagen
Der Kunde wählt, die Zusage trägt sich selbst ein – bei ihm und bei Ihnen.
Einteilen
Der Einsatz erscheint in der Planung der Monteure, nicht auf einem Zettel.
Erinnern
Am Vortag eine Nachricht. Der billigste Teil, der die meisten Leerfahrten spart.
Wie ein Ergebnis aussieht
Ein erfundenes, realistisches Beispiel
Servicebetrieb, 9 Mitarbeitende
Beispiel
Jede Terminvereinbarung kostet im Schnitt vier Anrufe. Zwei Einsätze pro Woche fallen ins Wasser, weil niemand zu Hause ist – die Anfahrt zahlt niemand.
Buchungsstrecke mit den drei üblichen Terminarten eingerichtet, Vorschläge aus dem echten Kalender statt aus dem Gedächtnis, Erinnerung per SMS am Vortag.
Die Telefonschlaufen entfallen weitgehend. Die Leerfahrten gehen deutlich zurück – nicht wegen der Buchung, sondern wegen der Erinnerung.
Erfundenes Beispiel zur Veranschaulichung, kein Kundenfall. Zahlen sind Grössenordnungen, keine Zusagen.
Die Grenze
Was ein Mensch weiterhin entscheidet
- Wer welchen Einsatz übernimmt, wenn es eng wird
- Ob ein Notfall einen geplanten Termin verdrängt
- Zusagen, die etwas kosten – Anfahrten in entlegene Gebiete etwa
- Alles, wo der Kunde ungehalten ist: Dann ruft jemand an
Was angebunden wird
Kalender, Planung, Benachrichtigung
Kalender
- Microsoft 365
- Google Kalender
- CalDAV
Buchung
- Cal.com
- Calendly
- eigenes Formular
Benachrichtigung
- SMS
- Push in die Monteur-App
Wie viele Termine koordinieren Sie pro Woche?
Sobald es mehr als eine Handvoll sind, lohnt sich zumindest die Erinnerung. Reden wir dreissig Minuten darüber.