Die Ablage ist nie das Problem. Das Wiederfinden ist es.
Jeder Betrieb hat eine Ordnerstruktur. Die wenigsten haben eine, an die sich alle halten – und dann liegt der Vertrag von 2023 in drei Fassungen an zwei Orten, und die gültige erkennt man am Änderungsdatum.
Dokumente automatisch zu erzeugen ist der einfache Teil. Der wertvolle Teil ist, dass sie danach auffindbar sind.
Was sich ändert
Derselbe Vertrag, zweimal
Heute von Hand
Heute
- Vorlage öffnen, Vorjahresfassung als Grundlage nehmen
- Namen und Zahlen ersetzen – meistens alle
- Als PDF speichern, Dateiname nach Tagesform
- Per Mail verschicken, Kopie in einen Ordner
- Ein Jahr später: Suche über drei Laufwerke
Ab dann automatisch
Ab dann
- Angaben kommen aus dem System, nicht aus dem Vorjahresdokument
- Das Dokument entsteht in Sekunden, immer in derselben Form
- Dateiname und Ablageort ergeben sich aus dem Inhalt
- Versand und Ablage passieren im selben Zug
- Wiederfinden über Kunde, Datum oder Stichwort – nicht über Erinnerung
Der grösste Gewinn ist nicht die Zeit, sondern dass alle Dokumente gleich aussehen.
So ist es gebaut
Vom Anlass zur auffindbaren Ablage
Anlass
Ein Auftrag wird angelegt, ein Vertrag fällig, eine Abnahme steht an.
Angaben holen
Kunde, Objekt, Positionen, Fristen – aus dem System, nicht aus dem Vorjahresdokument.
Erzeugen
Aus der geprüften Vorlage, immer in derselben Form.
Benennen
Dateiname aus Datum, Kunde und Art. Nicht nach Tagesform.
Ablegen
Am richtigen Ort, mit den Merkmalen, nach denen später gesucht wird.
Erinnern
Fristen und Kündigungstermine melden sich, bevor sie ablaufen.
Die Grenze
Was ein Mensch weiterhin entscheidet
- Jeden Vertragsinhalt, der von der Vorlage abweicht
- Alles, was unterschrieben wird
- Fristen und Kündigungstermine – der Automat erinnert, entscheidet aber nicht
- Was gelöscht werden darf und was aufbewahrungspflichtig ist
Was angebunden wird
Ablage, wo Sie sie schon haben
Ablage
- SharePoint und OneDrive
- Google Drive
- Netzlaufwerk
- Dokumentenverwaltung
Erzeugen
- Word- und PDF-Vorlagen
- Serienbriefe
- digitale Signatur
Eingang
- Scan-Ordner
- Postfach
- Portale
Wie lange suchen Sie ein Dokument von vor zwei Jahren?
Wenn die Antwort «kommt darauf an, wer es abgelegt hat» lautet, lohnt sich ein Gespräch.