Zwischen Anfrage und Geldeingang liegen zwölf Handgriffe. Elf davon sind Tipparbeit.
Die Anfrage kommt per Mail. Die Positionen werden abgetippt. Die Offerte geht raus. Wird sie angenommen, entsteht daraus ein Auftrag – wieder von Hand. Später die Rechnung, dieselben Zahlen zum dritten Mal.
Jeder dieser Schritte ist eine Gelegenheit für einen Zahlendreher. Und jeder kostet Zeit, die niemand verrechnet.
Was sich ändert
Derselbe Auftrag, zweimal
Heute von Hand
Heute
- Anfrage lesen, Positionen im Kopf sortieren, Offerte von Grund auf tippen
- Kalkuliert wird am Abend, weil tagsüber der Betrieb läuft
- Nachfassen passiert, wenn jemand daran denkt
- Aus der Zusage wird von Hand ein Auftrag
- Die Rechnung entsteht aus derselben Vorlage, nochmals abgetippt
Zwei bis drei Stunden pro Auftrag, die niemand auf der Rechnung sieht.
Ab dann automatisch
Ab dann
- Aus der Anfrage entsteht ein Offert-Entwurf mit den erkannten Positionen
- Sie prüfen, korrigieren, geben frei – die Kalkulation bleibt bei Ihnen
- Nachfassen läuft automatisch nach sieben und nach vierzehn Tagen
- Bei Zusage entsteht der Auftrag ohne weiteres Zutun
- Die Rechnung zieht ihre Zahlen aus dem Auftrag, nicht aus dem Gedächtnis
Entschieden wird weiterhin im Betrieb. Nur nicht mehr um elf Uhr nachts.
So ist es gebaut
Der Weg eines Auftrags
Anfrage
Aus dem Postfach, dem Formular oder dem Telefon.
Aufnehmen
Kunde, Objekt, Umfang und Termin werden erkannt und zugeordnet.
Offerte vorbereiten
Entwurf mit Positionen aus Ihrem Katalog und Ihren Erfahrungswerten.
Freigabe
Sie prüfen und schicken. Die Kalkulation ist und bleibt Ihre Entscheidung.
Nachfassen
Automatisch, freundlich, zweimal. Danach kommt es auf Ihre Wiedervorlage.
Auftrag und Rechnung
Aus der Zusage entsteht der Auftrag, aus dem Auftrag die Rechnung.
Die Grenze
Was ein Mensch weiterhin entscheidet
Der Preis. Immer. Ein Automat, der selbständig Preise verschickt, ist keine Automation, sondern ein Risiko.
- Jede Kalkulation und jeder Rabatt
- Sonderkonditionen und Kulanz
- Ob ein Auftrag überhaupt angenommen wird
- Alles, wo der Kunde etwas anderes meint, als er schreibt
Was angebunden wird
Meist reicht, was Sie schon haben
Auftragswesen
- bexio
- Branchenlösungen
- Excel-Kalkulationen
Eingang
- Postfach
- Webformulare
- Telefonnotizen
Ausgang
- PDF-Offerten
- E-Mail-Versand
- Wiedervorlage
Wie ein Ergebnis aussieht
Ein erfundenes, realistisches Beispiel
Schreinerei, 18 Mitarbeitende
Beispiel
Anfragen kommen als PDF, Mail oder Telefonnotiz. Der Chef kalkuliert am Abend, weil nur er die Preise im Kopf hat. Zwei von drei Offerten gehen zu spät raus.
Eine Woche lang alle Anfragen mitgeschrieben und geschaut, welche Positionen tatsächlich wiederkehren. Daraus eine Vorlage, die aus der Anfrage die Positionen zieht und mit den eigenen Erfahrungswerten vorkalkuliert.
Die erste Fassung einer Offerte entsteht in Minuten statt am Feierabend. Entschieden wird weiterhin im Betrieb – nur nicht mehr um elf Uhr nachts.
Erfundenes Beispiel zur Veranschaulichung, kein Kundenfall. Zahlen sind Grössenordnungen, keine Zusagen.
Wie viele Offerten schreiben Sie im Monat?
Ab etwa zwanzig lohnt sich das Gespräch. Darunter meistens auch – dann geht es eher ums Nachfassen als ums Schreiben.