Jedes Programm für sich in Ordnung. Dazwischen sitzt ein Mensch und tippt.
Webshop, Buchhaltung, Zeiterfassung, Postfach, CRM. Jedes System macht seine Sache gut. Nur reden sie nicht miteinander – und die Lücke füllt jemand mit Kopieren und Einfügen.
Diese Lücken zu schliessen ist die unspektakulärste und zugleich lohnendste Form von Automation.
Was sich ändert
Dieselbe Bestellung, zweimal
Heute von Hand
Heute
- Bestellung im Shop, Mail an info@
- Jemand öffnet den Shop und die Buchhaltung nebeneinander
- Kundendaten, Positionen und Preise werden übertragen
- Der Lagerbestand wird separat korrigiert
- Bei Retouren läuft alles rückwärts, von Hand
Fehler passieren nicht aus Nachlässigkeit, sondern weil Abtippen fehleranfällig ist.
Ab dann automatisch
Ab dann
- Die Bestellung löst die Kette selbst aus
- Kunde und Auftrag entstehen im Zielsystem, mit denselben Zahlen
- Der Lagerbestand stimmt, ohne dass jemand daran denkt
- Retouren laufen denselben Weg zurück
- Wenn etwas nicht passt, meldet sich die Kette – statt still zu scheitern
So ist es gebaut
Eine Kette, wie sie im Motorraum aussieht
Auslöser
Ein Ereignis in System A: neue Bestellung, neuer Beleg, neuer Eintrag.
Prüfen
Ist der Datensatz vollständig? Gibt es ihn schon? Doppelte sind die häufigste Störung.
Umformen
Felder zuordnen, Formate angleichen, Kundennummern nachschlagen.
Schreiben
In System B anlegen oder aktualisieren, mit Rückverweis auf die Quelle.
Fehlerpfad
Was nicht durchgeht, landet auf einer Liste mit Grund – nicht im Nirgendwo.
Protokoll
Jeder Lauf mit Zeitstempel und Ergebnis. Nachvollziehbar, auch Wochen später.
Der Fehlerpfad ist der Teil, den man bei selbstgebauten Automationen am häufigsten vergisst – und der Grund, warum sie irgendwann heimlich aufhören zu funktionieren.
Womit gebaut wird
Werkzeug nach Aufgabe, nicht nach Vorliebe
Baukasten
- make.com
- Zapier
- n8n
Direkt gebaut
- REST-Schnittstellen
- Webhooks
- geplante Aufgaben
- kleine eigene Dienste
Typische Enden
- bexio
- Shopify und WooCommerce
- Microsoft 365
- Zeiterfassung
- CRM
make.com ist schnell gebaut und leicht zu ändern – dafür kostet es monatlich. Direkt gebaute Schnittstellen kosten einmal mehr und danach fast nichts. Was sich für Sie rechnet, hängt an der Menge; wir sagen es Ihnen vorher.
Wie ein Ergebnis aussieht
Ein erfundenes, realistisches Beispiel
Handelsbetrieb, 25 Mitarbeitende
Beispiel
Bestellungen aus dem Onlineshop werden von zwei Personen ins Auftragswesen übertragen. An guten Tagen sind das hundert Bestellungen – und regelmässig ein Zahlendreher, der erst beim Versand auffällt.
Die Kette gebaut: Bestellung löst aus, Kunde wird abgeglichen statt neu angelegt, Auftrag und Rechnung entstehen mit denselben Zahlen. Dazu ein Fehlerpfad, der meldet statt still zu scheitern.
Die Übertragung entfällt. Die beiden Personen kümmern sich um Kunden statt um Datensätze. Der Fehlerpfad meldet sich etwa einmal pro Woche – meistens wegen einer unvollständigen Adresse.
Erfundenes Beispiel zur Veranschaulichung, kein Kundenfall. Zahlen sind Grössenordnungen, keine Zusagen.
Wo überträgt bei Ihnen jemand Zahlen von Hand?
Diese eine Frage genügt meistens für den Anfang eines Gesprächs.