Sechzig Belege im Monat sind sechs Stunden Tipparbeit.
Lieferant, Rechnungsnummer, Datum, Betrag, Mehrwertsteuer, Konto. Sechs Felder pro Beleg, jeden Monat sechzigmal.
Das Auslesen ist heute zuverlässig genug, dass sich diese Arbeit nicht mehr lohnt. Was sich lohnt, ist das Prüfen – und dafür bleibt danach mehr Zeit.
So läuft es
Vom PDF zum Buchungsvorschlag
Beleg trifft ein
Als Anhang im Postfach, aus einem Lieferantenportal oder als Foto.
Auslesen
Lieferant, Nummer, Datum, Betrag, MwSt-Sätze, Bestellbezug.
Gegenprüfen
Summe stimmt? Lieferant bekannt? Bestellung vorhanden? Kontonummer wie immer? Was nicht aufgeht, wird markiert.
In bexio erfassen
Als Buchungsvorschlag mit angehängtem PDF und Kontovorschlag aus früheren Belegen desselben Lieferanten.
Freigeben
Ein Klick – oder automatisch unterhalb eines Betrags, den Sie festlegen.
Zahlung abgleichen
Eingänge werden zugeordnet, Offenes bleibt auf der Liste.
Die Prüfung auf geänderte Kontonummern ist kein Beiwerk: Gefälschte Lieferantenrechnungen sind die häufigste Betrugsmasche gegen KMU.
Die Grenze
Was ein Mensch weiterhin entscheidet
- Jede Freigabe über Ihrem festgelegten Betrag
- Belege mit unstimmiger Summe oder fehlender MwSt-Nummer
- Neue Lieferanten beim ersten Mal
- Jede geänderte Kontoverbindung – ausnahmslos
- Die Buchhaltung selbst; wir liefern Vorschläge, keine Abschlüsse
Wie viele Kreditorenbelege gehen bei Ihnen durch?
Sagen Sie uns die Zahl, und wir rechnen im Gespräch aus, ob sich die Anbindung im ersten Jahr trägt.