Ein Beleg wird viermal angefasst, bevor er verbucht ist.
Er kommt per Mail, wird heruntergeladen, umbenannt, abgelegt, ins Buchhaltungsprogramm getippt und dann noch einmal gesucht, wenn die Zahlung kommt.
Das ist die reinste Form von Arbeit ohne Wertschöpfung – und der Bereich, in dem eine Automation am schnellsten spürbar wird.
Was sich ändert
Dieselbe Lieferantenrechnung, zweimal
Heute von Hand
Heute
- PDF aus der Mail herunterladen und in einen Ordner legen
- Betrag, Datum, Lieferant, Konto von Hand eintippen
- Zur Freigabe ausdrucken oder weiterleiten
- Bei Zahlungseingang den passenden Beleg wieder heraussuchen
- Am Quartalsende fehlen drei Belege, und niemand weiss wo
Fünf bis acht Minuten pro Beleg. Bei 60 Belegen im Monat sind das sechs Stunden.
Ab dann automatisch
Ab dann
- Der Beleg wird aus der Mail geholt und ausgelesen
- Betrag, Datum, Lieferant und Bestellbezug stehen im System
- Unsichere Felder sind markiert – dort schaut jemand hin
- Die Freigabe ist ein Klick, nicht ein Ausdruck
- Zahlungen gleichen sich selbst ab, Offenes steht auf einer Liste
Was übrig bleibt, ist Prüfen statt Erfassen.
So ist es gebaut
Vom PDF zum Buchungssatz
Beleg trifft ein
Als Mailanhang, aus einem Portal oder als Foto vom Handy.
Auslesen
Lieferant, Rechnungsnummer, Datum, Betrag, MwSt, Bestellbezug.
Prüfen
Stimmt die Summe? Kennen wir den Lieferanten? Gibt es die Bestellung? Was nicht aufgeht, wird markiert.
Erfassen
Buchungsvorschlag im System, mit angehängtem Beleg.
Freigeben
Ein Klick der zuständigen Person – oder automatisch unterhalb eines Betrags, den Sie festlegen.
Abgleichen
Zahlungseingänge werden zugeordnet, Offenes bleibt sichtbar.
Die Grenze
Was ein Mensch weiterhin entscheidet
- Jede Freigabe über dem festgelegten Betrag
- Belege, bei denen die Summe nicht aufgeht
- Unbekannte Lieferanten beim ersten Mal
- Alles, was nach einer Betrugsmasche aussieht – geänderte Kontonummern zum Beispiel
- Die Buchhaltung selbst: Wir liefern Vorschläge, keine Abschlüsse
Was angebunden wird
Buchhaltung bleibt, wo sie ist
Buchhaltung
- bexio
- Abacus
- Banana
- Klara
Eingang
- Postfach
- Lieferantenportale
- Foto vom Handy
- Scan-Ordner
Zahlungen
- Kontoauszüge
- camt-Dateien
- QR-Rechnung
Wir ersetzen Ihre Buchhaltungssoftware nicht. Wir füttern sie.
Wie ein Ergebnis aussieht
Ein erfundenes, realistisches Beispiel
Haustechnikbetrieb, 14 Mitarbeitende
Beispiel
Rund sechzig Kreditorenbelege im Monat. Die Sachbearbeiterin lädt jeden herunter, tippt sechs Felder ab und legt ihn ab. Am Quartalsende fehlen regelmässig zwei bis drei Belege.
Belege werden aus dem Postfach geholt, ausgelesen und mit Kontovorschlag aus früheren Belegen desselben Lieferanten erfasst. Unstimmige Summen und geänderte Kontonummern werden markiert statt durchgewinkt.
Aus Erfassen wird Prüfen. Was übrig bleibt, sind die Belege, bei denen tatsächlich etwas nicht stimmt – und die fallen jetzt sofort auf statt am Quartalsende.
Erfundenes Beispiel zur Veranschaulichung, kein Kundenfall. Zahlen sind Grössenordnungen, keine Zusagen.
Wie viele Belege gehen bei Ihnen im Monat durch?
Ab etwa vierzig rechnet sich die Erfassung meistens schon im ersten Jahr. Rechnen wir es gemeinsam durch.