Ein Postfach, hunderte Objekte, tausend Zuständigkeiten.
Jede Meldung eines Mieters muss einem Objekt, einer Liegenschaft und einer zuständigen Person zugeordnet werden, bevor überhaupt etwas passieren kann. Diese Zuordnung ist reine Fleissarbeit – und sie ist der Engpass.
Gleichzeitig ist sie besonders gut automatisierbar, weil die Zuordnung an Adressen und Objektnummern hängt.
Was typischerweise anfällt
Vier Stellen, an denen es klemmt
Meldungen zuordnen
Aus «bei uns tropft es» wird ein Vorgang an der richtigen Liegenschaft, bei der richtigen Person.
Handwerkeraufträge
Auftrag erteilen, Termin koordinieren, Mieter informieren, Rechnung zuordnen – vier Schritte, die zusammengehören.
Rechnungen den Objekten zuordnen
Die Zuordnung zur Liegenschaft ist die eigentliche Arbeit, nicht die Buchung.
Unterlagen und Fristen
Mietverträge, Kündigungsfristen, Abnahmeprotokolle – rechtzeitig erinnert statt nachträglich gesucht.
Wie ein Ergebnis aussieht
Ein erfundenes, realistisches Beispiel
Verwaltung mit 900 Wohnungen
Beispiel
Alle Meldungen laufen über eine Sammeladresse. Zwei Personen ordnen sie den Objekten zu und leiten sie weiter. Bei Störungen an Heizungen im Winter bricht der Ablauf regelmässig zusammen.
Zuordnung über Absenderadresse, Objektnummer und Adresse im Text automatisiert. Dringlichkeit nach Art der Meldung: Heizungsausfall im Winter geht sofort raus, ein tropfender Wasserhahn auf die normale Liste.
Die Zuordnung passiert in Sekunden statt in Stapeln. Die zwei Personen bearbeiten Vorgänge, statt sie zu verteilen. Dringendes wird als solches erkannt, auch am Wochenende.
Erfundenes Beispiel zur Veranschaulichung, kein Kundenfall. Zahlen sind Grössenordnungen, keine Zusagen.
Die Grenze
Was ein Mensch weiterhin entscheidet
- Jede Kostengutsprache
- Auseinandersetzungen zwischen Mietern
- Kündigungen und alles, was daran hängt
- Meldungen, die nach einem Schaden mit Versicherungsfolge klingen
Wie viele Meldungen kommen bei Ihnen pro Woche?
Ab hundert Objekten lohnt sich die Zuordnung fast immer. Reden wir darüber.