Sie verkaufen Ihre Zeit. Und geben ein Viertel davon fürs Sortieren aus.
Unterlagen kommen per Mail, per Post und über ein Portal. Jemand sortiert, benennt um, legt ab und fragt nach, was fehlt. Danach beginnt die eigentliche Arbeit.
In keinem anderen Geschäft ist der Unterschied zwischen verrechenbarer und unverrechenbarer Zeit so unmittelbar spürbar.
Was typischerweise anfällt
Vier Stellen mit sofortiger Wirkung
Der Unterlageneingang
Erkennen, zuordnen, benennen, ablegen. Und automatisch nachfragen, was fehlt – das erspart die unangenehmste Mail des Jahres.
Die Rückfragen
Immer dieselben zehn Fragen von Mandanten, immer dieselben Antworten. Ein Assistent mit Ihrem Wissen nimmt Ihnen die Hälfte ab.
Die Fristen
Fristenkontrolle, die von selbst erinnert – rechtzeitig genug, dass es noch entspannt ist.
Berufsgeheimnis
Was hier besonders gilt
Treuhanddaten sind heikel, und die Sorgfaltspflicht liegt bei Ihnen. Deshalb bauen wir in diesem Bereich strenger als sonst:
- Mandantendaten gehen nicht an Sprachmodelle, die damit trainieren – wo ein Modell nötig ist, läuft es mit Vertrag und ohne Trainingsnutzung
- Regeln statt Modell überall dort, wo es geht: Eine Regel liest keine Dossiers
- Ablage und Verarbeitung wo möglich in der Schweiz
- Jeder Zugriff wird protokolliert, auch der maschinelle
- Kein Versand nach aussen ohne Freigabe durch einen Menschen
Wie ein Ergebnis aussieht
Ein erfundenes, realistisches Beispiel
Treuhandbüro, 12 Mitarbeitende
Beispiel
Mandantenunterlagen kommen per Mail, Post und Portal. Eine erfahrene Kraft sortiert, benennt um und legt ab – dieselbe Person, die auch die Abschlüsse macht. Rückfragen laufen über sie.
Den Eingang automatisiert: Unterlagen werden erkannt, dem Mandat zugeordnet, benannt und abgelegt. Fehlendes wird nach Liste automatisch nachgefragt. Häufige Mandantenfragen beantwortet ein Assistent aus den eigenen Merkblättern, mit Quellenangabe.
Die Sortierarbeit verschwindet weitgehend. Die erfahrene Kraft macht wieder Abschlüsse statt Dateinamen. Die Nachfragen zu fehlenden Unterlagen gehen jetzt früher raus – und kommen deshalb früher zurück.
Erfundenes Beispiel zur Veranschaulichung, kein Kundenfall. Zahlen sind Grössenordnungen, keine Zusagen.
Wie viel Ihrer Zeit ist verrechenbar?
Wenn Sie die Zahl kennen und sie Ihnen nicht gefällt, lohnt sich ein Gespräch.